Как навести порядок в финансах бизнеса

Готовим рабочее место

• Конфиденциальность: при желании удалите из выгрузок ФИО клиентов и номера карт — на отчёты это не влияет. Проверьте в настройках приватности Claude, отключено ли использование данных для обучения.
• Все результаты будут появляться файлами в вашей папке — она и есть ваш «финансовый проект».

Опись исходников

Ты — опытный финансовый директор и методолог управленческого учёта для малого бизнеса. Мы будем вместе наводить порядок в финансах моего бизнеса. Конечная цель проекта: из моих разрозненных файлов собрать понятный управленческий учёт — ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках), ДДС (отчёт о движении денежных средств), Баланс и интерактивный дашборд, а затем настроить процесс регулярного обновления.

Работай строго поэтапно и ничего не придумывай: если данных нет или что-то непонятно — спрашивай меня. Все результаты сохраняй в файлы в папке проекта. Общайся со мной простым языком, без бухгалтерского жаргона; каждый термин объясняй по-человечески.

СЕЙЧАС — ШАГ 1 ИЗ 6: ОПИСЬ ИСХОДНИКОВ.

1. Изучи все файлы в папке 01_Исходники. Открой каждый файл целиком, включая все листы Excel.
2. Составь опись данных в виде таблицы: имя файла → что это за документ → какой период охватывает → какой счёт или «кошелёк» отражает (расчётный счёт, касса, наличные, личная карта, эквайринг, маркетплейс и т. п.) → сколько в нём операций/строк → качество данных (что заполнено, чего не хватает).
3. Отдельным списком выпиши проблемы: возможные дубли (одни и те же операции в разных файлах), пропуски периодов, непонятные форматы, файлы, которые не удалось прочитать.
4. Перечисли все счета и «кошельки», которые фигурируют в моих данных, и по каждому — за какой период есть информация и какие известны остатки (на начало, на конец).
5. Предложи период для первичной настройки учёта: если данных много — начнём с последних 3 полных месяцев (остальное разнесём позже), если мало — возьмём весь доступный период.

Сохрани опись в файл 00_Опись_данных.md в корне папки проекта.

Пока НЕ классифицируй операции и НЕ строй отчёты. В конце покажи опись, задай мне вопросы по самым важным проблемным местам (не больше 10) и жди моего подтверждения периода.

• Если какой-то файл не прочитался (скан, защищённый PDF) — напишите: «Пропусти этот файл, добавлю позже».
• Данных на годы? Не жадничайте: настраивайтесь на последних 3 месяцах, историю Claude разнесёт потом.

Черновой справочник статей

ШАГ 2 ИЗ 6: ЧЕРНОВОЙ СПРАВОЧНИК СТАТЕЙ.

Период подтверждаю: [укажите период, например «апрель–июнь 2026»].

Пройдись по всем моим операциям за этот период и выпиши все категории, типы операций и формулировки назначений платежей, которые встречаются в данных — так, как они названы у меня. Сгруппируй их в черновой справочник статей управленческого учёта.

Требования к справочнику:

1. Структура групп: Доходы · Переменные расходы (себестоимость) · Постоянные расходы · Налоги · Активы · Обязательства · Собственный капитал и операции собственника · Перемещения между счетами (не доход и не расход).
2. Для каждой статьи сделай строку таблицы: название статьи → мои формулировки из данных, которые к ней относятся → куда статья попадает в ОПиУ (в какую строку отчёта, или «не попадает») → куда в ДДС (операционная / инвестиционная / финансовая деятельность / перемещение) → как влияет на Баланс.
3. Сохраняй мои привычные названия статей, где они есть. Не переименовывай без необходимости — только предлагай улучшения отдельным списком.
4. Обязательно проверь типовые ловушки и покажи мне, как ты их классифицировал:
   • переводы между моими счетами, снятие и внесение наличных — перемещение, а не доход/расход;
   • пополнение счёта собственником — не выручка;
   • получение и возврат кредитов и займов — тело не доход и не расход, проценты — расход;
   • покупка оборудования и другого имущества — актив, а не расход месяца;
   • предоплаты и абонементы клиентов — долг перед клиентом до момента оказания услуги/отгрузки;
   • личные траты собственника с бизнес-счёта — вывод собственника, а не расход бизнеса;
   • возвраты денег клиентам и от поставщиков — уменьшение выручки/расхода, а не новый доход.
5. Операции, которые не удалось однозначно отнести, собери в список «Непонятные операции»: твоя гипотеза + вопрос ко мне. Задавай вопросы партиями не больше 10 за раз, начиная с самых крупных по сумме.

Сохрани результат в 02_Структура/Справочник_статей_черновик.md. Это черновик — финальную версию сделаем после интервью на следующем шаге.

Интервью о бизнесе: 40+ вопросов → схема

ШАГ 3 ИЗ 6: ИНТЕРВЬЮ О БИЗНЕСЕ И НАГЛЯДНАЯ СХЕМА УЧЁТА.

Проведи со мной подробное интервью о моём бизнесе, чтобы правильно достроить структуру учёта.

Правила интервью:
1. Задай суммарно НЕ МЕНЬШЕ 40 вопросов (если бизнес сложный — больше), но СТРОГО партиями по 5–7 вопросов за раз. Задал партию — остановись и жди моих ответов. Не задавай всё сразу.
2. Нумеруй вопросы сквозной нумерацией (1, 2, 3, …), чтобы мне было удобно отвечать по номерам.
3. Формулируй вопросы простым языком, без бухгалтерского жаргона. Где возможно — предлагай варианты ответов, чтобы я отвечал коротко.
4. Строй следующие партии с учётом моих ответов: уточняй и копай глубже там, где у меня сложно или нестандартно. Не спрашивай то, что уже видно из данных, — вместо этого проверяй свои выводы («Я вижу, что…, верно?»).
5. Если я чего-то не знаю — предложи разумное допущение по умолчанию и пометь его как «допущение, уточнить позже».

Интервью должно покрыть блоки:
• Модель бизнеса: что продаём, кому, как зарабатываем, какие направления и продукты.
• Юридическая структура: ИП или ООО, сколько юрлиц, налоговые режимы и примерные ставки.
• Деньги: все счета, кассы, карты (включая личные карты, через которые проходят деньги бизнеса), электронные кошельки; где лежат наличные; остатки на начало периода.
• Выручка: каналы продаж, предоплаты и постоплаты, отсрочки, возвраты, комиссии (эквайринг, маркетплейсы, агенты), программы лояльности и абонементы.
• Переменные расходы: из чего складывается себестоимость продажи.
• Постоянные расходы: аренда, связь, подписки, маркетинг, обслуживание и т. д.
• Команда: сколько людей и в каких формах (штат, ГПХ, самозанятые), оклады, премии, сдельная часть; когда платится зарплата, налоги и взносы; платится ли что-то наличными.
• Запасы: есть ли товарные остатки и сырьё, на какую примерно сумму, как учитываются.
• Имущество: оборудование, техника, мебель, транспорт — что есть, что покупалось за период, сколько это примерно стоит сейчас и сколько лет прослужит.
• Долги: кредиты, займы (в том числе у друзей и родственников), лизинг, рассрочки, овердрафты; кто должен нам (дебиторка), кому должны мы (кредиторка); графики платежей и разделение платежей на тело и проценты.
• Собственник: сколько вложено в бизнес, как и сколько выводится (переводы себе, наличные из кассы, дивиденды, личные траты с бизнес-счёта).
• Перемещения денег: как деньги ходят между счетами, инкассация, снятие и внесение наличных.
• Сезонность, разовые крупные события за период (покупки, ремонты, переезды) и планы.

ПОСЛЕ интервью:
1. Обнови справочник статей с учётом моих ответов и сохрани его в 02_Структура/Справочник_статей.md.
2. Построй наглядную интерактивную схему моего учёта и сохрани её в 02_Структура/Схема_статей.html (один файл, открывается в браузере офлайн, всё на русском). На схеме: слева — группы статей со всеми моими статьями, справа — три отчёта (ОПиУ, ДДС, Баланс); линиями и цветом покажи, какая статья в какой отчёт и в какую строку попадает. Цвета: доходы — зелёный, расходы — красный, активы — синий, обязательства — оранжевый, капитал — фиолетовый, перемещения — серый. При клике на статью — подсветка её пути во все отчёты и короткое пояснение с примером из моих реальных операций. Схема должна быть понятна человеку без финансового образования с первого взгляда.
3. Покажи список всех сделанных допущений и задай финальный вопрос: «Что ещё важного о вашем бизнесе я не спросил?»

• «Не знаю» — нормальный ответ: Claude примет допущение и пометит его.
• Про наличку, личную карту и займы у друзей отвечайте честно — это ваш приватный учёт, и без них отчёты будут враньём.
• Удобно диктовать ответы голосом — получается быстрее.

Согласование структуры и правил

ШАГ 4 ИЗ 6: СОГЛАСОВАНИЕ СТРУКТУРЫ.

Я посмотрел схему и справочник. Мои правки и дополнения:

[НАПИШИТЕ СВОИ ПРАВКИ СВОИМИ СЛОВАМИ. Например: «Доставку отнеси к переменным расходам», «Есть ещё займ у брата 300 000», «Личную карту в учёт не включаем». Если правок нет — напишите: «Правок нет, всё верно».]

После учёта правок:

1. Внеси изменения в справочник статей и в схему.
2. Объясни мне простыми словами, на примерах ИЗ МОЕГО бизнеса, разницу между учётом выручки «по начислению» (выручка появляется, когда услуга оказана или товар отгружен) и «по оплате» (когда пришли деньги). Скажи, что ты рекомендуешь именно мне и почему, и спроси моё решение.
3. Зафиксируй учётную политику проекта — короткий свод правил:
   • метод учёта выручки (по моему решению из п. 2);
   • зарплата учитывается в расходах месяца, за который она начислена;
   • крупные покупки имущества (дороже [30 000] руб.) — это активы; их стоимость списывается в расходы постепенно, равными долями за срок службы (простая амортизация);
   • запасы и себестоимость: как считаем (по факту закупок или по расходу со склада);
   • перемещения между моими счетами и кассой — не доход и не расход;
   • деньги бизнеса и личные деньги собственника разделены: выводы собственника — не расход бизнеса, вложения — не выручка;
   • валюта учёта — рубль; операции в других валютах пересчитываются по курсу на дату операции.
4. Создай в корне папки главный файл проекта 00_ПРАВИЛА_ДЛЯ_КЛОДА.md. В нём: цель проекта; структура папок; учётная политика; финальный справочник статей; правила обработки новых данных (как искать дубли, что делать с непонятными операциями); список допущений с пометками, что уточнить. Этот файл — «память» проекта: любая новая сессия обязана начинать работу с его прочтения.
5. Покажи мне итоговую структуру одним экраном и спроси разрешения переходить к разнесению операций.

• Есть предоплаты, отсрочки или склад — выбирайте «по начислению». Деньги приходят день в день — «по оплате» проще и честнее для старта.
• Файл правил дальше правьте только через Claude — не руками.

Разнесение операций, отчёты и дашборд

ШАГ 5 ИЗ 6: РАЗНЕСЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ И ОТЧЁТЫ.

Разнеси все операции согласованного периода по статьям и собери отчёты.

1. Создай единый журнал операций 03_Журнал/Журнал_операций.xlsx со столбцами: дата · счёт/кошелёк · приход · расход · валюта · контрагент и описание из исходника · статья · группа статьи · попадает в (ОПиУ / ДДС / Баланс) · комментарий · файл-источник. Каждая реальная операция должна попасть в журнал РОВНО ОДИН РАЗ: аккуратно исключи дубли между файлами (одна и та же операция может быть и в выписке, и в таблице продаж, и в кассовом отчёте). Правила поиска дублей запиши в 00_ПРАВИЛА_ДЛЯ_КЛОДА.md.
2. Операции, которые не удалось уверенно классифицировать, помечай статьёй «РАЗОБРАТЬ» — ничего не выдумывай. Задай мне вопросы по ним партией: не больше 15, начиная с самых крупных по сумме. Мелкие непонятные операции (суммарно до 1–2 % оборота) можно отнести к «Прочим расходам» с пометкой в комментарии.
3. Собери три отчёта помесячно за весь период:
   • ОПиУ: выручка по направлениям → переменные расходы → валовая прибыль и маржинальность → постоянные расходы по статьям → операционная прибыль → проценты по кредитам, амортизация, налоги → чистая прибыль и рентабельность по месяцам.
   • ДДС: остаток денег на начало месяца → операционная деятельность (поступления и выплаты по статьям) → инвестиционная → финансовая → перемещения между счетами отдельным блоком → остаток на конец месяца, в разрезе каждого счёта/кошелька.
   • Баланс на конец каждого месяца: Активы (деньги по счетам и кассе, дебиторка, запасы, имущество за вычетом амортизации, выданные предоплаты) = Обязательства (кредиты и займы, долги поставщикам, полученные от клиентов предоплаты, долги по налогам и зарплате) + Собственный капитал (вложения собственника + накопленная прибыль − выводы собственника).
4. ОБЯЗАТЕЛЬНО проверь сходимость и покажи мне отчёт о проверке:
   (а) Баланс сходится в каждом месяце: Активы = Обязательства + Капитал;
   (б) по каждому счёту: остаток на конец = остаток на начало + поступления − выплаты, и это совпадает с остатками из выписок;
   (в) обороты журнала сходятся с оборотами каждого исходного файла — приведи сверку по каждому источнику;
   (г) чистая прибыль за период соответствует изменению капитала с учётом вложений и выводов собственника.
   Если что-то не сходится — не подгоняй цифры: найди причину, покажи мне разницу и в чём вопрос.
5. Сохрани отчёты в файлы: 04_Отчёты/ОПиУ.xlsx, 04_Отчёты/ДДС.xlsx, 04_Отчёты/Баланс.xlsx (по месяцам, с итогами за период, аккуратно оформленные).
6. Собери интерактивный дашборд 04_Отчёты/Дашборд.html — один файл, работает офлайн в браузере, всё на русском:
   • сверху карточки ключевых показателей за выбранный период: выручка, чистая прибыль, рентабельность, деньги на счетах сейчас, «нам должны» (дебиторка), «мы должны» (кредиторка и кредиты);
   • фильтры: диапазон дат, месяц, счёт/кошелёк, направление бизнеса — все графики и таблицы пересчитываются по фильтрам;
   • графики: динамика выручки и прибыли по месяцам; структура расходов (топ-10 статей); денежный поток по месяцам; остаток денег по дням;
   • вкладки с тремя отчётами в виде понятных таблиц по месяцам, где статью можно развернуть до списка входящих в неё операций;
   • блок «На что обратить внимание»: 3–5 наблюдений из моих цифр (быстрорастущие расходы, падение маржи, приближающиеся кассовые разрывы, подозрительные операции).
7. В конце дай короткое резюме: что получилось, какие вопросы остались, и 3 главных вывода о финансах моего бизнеса.

• Проверьте два числа, прежде чем верить дашборду: остаток денег в дашборде = остатку в банке, и «баланс сходится» в отчёте о проверке.
• Не успел доработать на воркшопе — нормально: задача продолжает работать, результат заберёте позже.

Персональная инструкция на будущее

ШАГ 6 ИЗ 6: ИНСТРУКЦИЯ ПО РЕГУЛЯРНОМУ ОБНОВЛЕНИЮ.

Создай персональную инструкцию 05_Инструкция/Как_обновлять_отчёты.pdf — как мне поддерживать учёт актуальным, обновляя его 1–2 раза в неделю по 10–15 минут. Пиши простым языком для человека без финансового образования. Инструкция должна опираться именно на МОИ источники данных и МОЮ структуру папок — ничего абстрактного.

Содержание:
1. Схема моей папки проекта: что где лежит и за что отвечает каждый файл.
2. Таблица моих источников данных: источник (мой банк, касса, маркетплейс, таблица продаж…) → что именно выгружать и в каком формате → как часто → в какую папку класть и как называть файл (шаблон: ГГГГ-ММ_источник, например «2026-08_Сбер_счёт.xlsx»).
3. Пошаговый регламент еженедельного обновления: выгрузить свежие файлы → положить в 01_Исходники/[текущий месяц] → открыть НОВУЮ задачу в этом же проекте Claude → вставить «Промпт обновления» (его полный текст приведи прямо в инструкции) → ответить на вопросы Claude → проверить обновлённый дашборд по чек-листу.
4. Чек-лист проверки после каждого обновления, 5 пунктов: остатки денег в дашборде совпадают с банком и кассой; баланс сходится; нет операций «РАЗОБРАТЬ»; выручка за неделю похожа на правду; дубли не появились.
5. Что делать, если: Claude задаёт вопросы; появилась операция нового типа; нашлась ошибка в старых данных; добавился новый счёт или сменился банк.
6. Регламент закрытия месяца за 30 минут: сверить остатки по всем счетам → просмотреть три отчёта → ответить себе на 5 вопросов (выручка выросла или упала и почему; что с маржой; какие 3 статьи расходов выросли сильнее всего; сколько я вывел(а) себе; хватит ли денег на все обязательства следующего месяца).

Оформи аккуратно: заголовки, таблицы, рамки. Промпт обновления помести на отдельной странице моноширинным шрифтом, чтобы его было удобно копировать.

Еженедельное обновление

Обнови мой управленческий учёт.

1. Сначала прочитай 00_ПРАВИЛА_ДЛЯ_КЛОДА.md и 02_Структура/Справочник_статей.md — работай строго по ним.
2. Я положил новые выгрузки в 01_Исходники/[укажите папку, например «2026-08»]. Прочитай их.
3. Добавь новые операции в 03_Журнал/Журнал_операций.xlsx: без дублей с уже разнесёнными (проверь пересечение периодов и повторяющиеся суммы) и без дублей между новыми файлами.
4. Классифицируй операции по справочнику. Новые статьи сам НЕ создавай: если операция не подходит ни под одну статью — предложи мне варианты и дождись ответа. Непонятные операции помечай «РАЗОБРАТЬ» и задай вопросы, начиная с крупных.
5. Пересобери ОПиУ, ДДС, Баланс и Дашборд.html за весь период с начала учёта.
6. Проверь сходимость (баланс; остатки по каждому счёту против выписок; обороты журнала против исходников) и покажи результат проверки.
7. В конце дай короткую сводку: что нового за период, остатки денег по счетам, выручка и прибыль текущего месяца на сегодня, что требует моего внимания.

Исправление ошибок

В отчётах ошибка: [ОПИШИТЕ СВОИМИ СЛОВАМИ: что и где неверно. Например: «В ОПиУ за июнь выручка 2,4 млн, а по факту было около 1,9 млн» или «Статья Аренда попала в переменные расходы, а должна быть в постоянных»].

1. Найди причину: покажи операции, из которых складывается ошибочная цифра, и объясни, как они были классифицированы и почему.
2. Предложи исправление и дождись моего подтверждения. Ничего не меняй без подтверждения.
3. После подтверждения исправь журнал операций, пересобери отчёты и дашборд, покажи, что изменилось (было → стало).
4. Если ошибка систематическая (неверное правило классификации) — обнови правило в 00_ПРАВИЛА_ДЛЯ_КЛОДА.md и справочнике статей, чтобы она не повторялась.